Een etentje, mooi horloge of studiereis: zijn dit zakelijke kosten of privé uitgaven? Veel ondernemers hebben geen idee en laten hier belastingvoordeel liggen. Aan de andere kant is het ook risicovol om privékosten op de zaak te boeken. Vanaf dit jaar controleert de belastingdienst strenger op privé uitgaven die zakelijk geboekt worden. Er liggen dus volop kansen maar ook risico’s. Ik help je graag om de kansen te benutten en de risico’s te beperken. Hiervoor heb ik een gids geschreven.
In deze gids heb ik uitgewerkt welke kosten altijd aftrekbaar zijn en welke kosten nooit. Het meest interessante is het gebied tussen zakelijk en privé in. Hier liggen de kansen en risico’s. Het dure etentje met klanten, het luxe horloge en de verre studiereis.
1. De hoofdregel: wanneer is een kostenpost zakelijk?
Een kostenpost is alleen aftrekbaar als deze primair is gemaakt in het belang van de onderneming.
Je kan jezelf de volgende vraag stellen:
‘”Zou een redelijk denkende ondernemer deze kosten ook maken, los van zijn privéleven?”
Voorbeelden:
- Een laptop voor administratie → zakelijk
- Een tablet voor het geven van workshops → zakelijk
- Een luxe horloge → privé
- Vakantiekosten in Frankrijk → privé, tenzij het een noodzakelijke zakelijke trip betrof
Is het antwoord ja → zakelijk.
Is het antwoord nee → privé.
Is het twijfelachtig → gemengde kosten.
2. Volledig aftrekbare zakelijke kosten
Deze kosten zijn zonder discussie aftrekbaar, mits ze aantoonbaar zakelijk zijn:
| Kosten | Voorbeelden |
|---|---|
| Inkoop | Producten, grondstoffen, verpakkingsmateriaal |
| Bedrijfsmiddelen | Laptop, printer, gereedschap, massagetafel, kappersstoel |
| Marketing & reclame | Website, advertenties, drukwerk, online campagnes |
| Adviseurs | Accountant, fiscalist, jurist, juridisch advies voor contracten |
| Zakelijke huur | Kantoor, loods, winkel, werkplaats |
| Zakelijke software | Boekhoudprogramma, CRM, projectmanagementtools |
| Overig | Vakliteratuur, studiekosten om vakkennis om peil te houden, aktetassen |
Let op afschrijving:
- Bedrijfsmiddel duurder dan € 450 → afschrijven over meerdere jaren (bijv. een machine van € 25.000 over 5 jaar)
- Goedkoper dan € 450 → direct aftrekbaar (bijv. een printer van € 200)
Voorbeeld:
Een printer van € 600 moet je afschrijven over bijvoorbeeld 5 jaar. Elk jaar mag je € 120 aftrekken.
3. Kosten die nooit aftrekbaar zijn
Deze kosten hebben per definitie een overwegend privékarakter:
| Kostensoort | Voorbeelden |
|---|---|
| Sport & fitness | Sportschool, personal trainer, yoga-abonnement |
| Streaming & entertainment | Netflix, Disney+, Spotify |
| Gezondheid | Zorgverzekering, tandarts, fysiotherapie (niet zakelijk) |
| Kleding | Pak, jurk, casual kleding (tenzij werkkleding aan voorwaarden voldoet) |
| Persoonlijke verzorging | Kapper, manicure, massage |
| Privéwoning | Gas, water, elektriciteit, woningonderhoud |
| Privéauto | Brandstof, APK, verzekering (behalve bij €0,23/km regeling) |
| Vakantie | Privéreizen, weekendjes weg |
Tip: Ook al denk je dat het “zakelijk gerelateerd” is, zoals een sportabonnement om fit te blijven voor je werk, de Belastingdienst ziet dit als privé.
4. Werkkleding: wanneer mag het wel?
Kleding is aftrekbaar als:
- Het bijna uitsluitend geschikt is voor werk
- Toga, verpleegstersuniform, bouwkleding, veiligheidskleding met kniebescherming
- Het kledingstuk voorzien is van een duidelijk logo ≥ 70 cm²
Praktijkvoorbeeld:
- Een chef-kok met bedrijfskleding en logo → aftrekbaar
- Een zakenman met maatpak → niet aftrekbaar
5. Gemengde kosten: hier gaat het vaak mis
Voor een mobiele telefoon of smartwatch geldt dat het zakelijke gedeelte aftrekbaar is. Worden deze middelen voor 30% privé gebruikt? Dan is 30% van de kosten niet aftrekbaar. Ook is 30% van de BTW niet terug te vorderen.
Voor relatiegeschenken en representatie gelden specifieke regels.
Relatiegeschenken en representatie
Bepaalde gemengde kosten bevatten een zakelijk én privé-element. Veel voorkomende voorbeelden:
- Restaurants en lunches met klanten
- Relatie-entertainment, borrels en recepties
- Congressen, seminars, studiereizen
- Hotelovernachtingen bij zakelijke reizen
- Voedsel, drank en genotmiddelen
Voor deze kosten geldt een aparte aftrekmethodiek. Hierbij kan je kiezen tussen het toepassen van een drempel of een percentage.
Optie A — Drempel
- Jaarlijkse drempel € 5.700 → eerste € 5.700 niet aftrekbaar
- Alles daarboven volledig aftrekbaar
Optie B — Percentage
- IB-ondernemers: 80% aftrekbaar
- BV / DGA: 73,5% aftrekbaar
Voorbeeld praktijk:
- Een DGA geeft € 10.000 uit aan zakelijke diners en congressen
- Drempeloptie: € 10.000 – € 5.700 = € 4.300 aftrekbaar
- Percentageoptie: € 10.000 x 73,5% = € 7.350 aftrekbaar
→ In dit geval is het percentage gunstiger
Naast deze methodiek geldt een aanvullende regel voor reis- en verblijfkosten. Als deze kosten zakelijk gezien niet noodzakelijk zijn, geldt ene maximale aftrek van € 1.500.
De BTW op zakelijke lunches en diners is niet aftrekbaar.
6. Auto: privé of zakelijk?
De auto is een complex onderwerp.
| Zakelijk gebruik | Fiscale status |
|---|---|
| < 10% | Verplicht privé → €0,23 per km zakelijk aftrekbaar |
| 10% – 90% | Keuze → privé of zakelijk vermogen |
| > 90% | Verplicht zakelijk → alle kosten aftrekbaar, bijtelling bij >500 km privé |
Praktijkvoorbeeld:
- Auto zakelijk, 400 km privé: geen bijtelling, alle zakelijke kosten aftrekbaar
- Auto zakelijk, 600 km privé: bijtelling → belast inkomen
7. Werkruimte thuis
De meeste ondernemers hebben hier een verkeerd beeld.
Is je werkruimte geen zelfstandig bedrijfsgedeelte (eigen opgang, toilet, etc)?
Dan zijn deze kosten niet aftrekbaar:
- Gas, water, licht
- Vloer, muren, inrichting
Maar wél aftrekbaar:
- Je bureau
- Computer
- Printer
- Gereedschap
8. Startkosten vóór oprichting
Kosten die je maakt voor de officiële start zijn aftrekbaar, mits aantoonbaar voor de onderneming bedoeld:
- Advieskosten voor businessplan, marktverkenning
- Aanschaf bedrijfsmiddelen (massagetafel, kappersstoel, laptop)
Tip: Bewaar facturen goed, want bij twijfel vraagt de Belastingdienst bewijs dat het echt zakelijk bedoeld was.
9. Extra controles in 2025
Sinds 2025 gebruikt de Belastingdienst data-analyse om afwijkende patronen te ontdekken bij:
- ZZP’ers
- DGA’s van eenmans-BV’s
- Kleine holdingstructuren
Kosten waar extra op wordt gelet:
- Sport- en streamingabonnementen
- Luxe etentjes zonder zakelijke relatie
- Vakantiereizen als zakenreis opgevoerd
- Onderhoud van privéwoning
- Auto- en onkostenvergoedingen
Gevolgen bij fouten:
- Correcties inkomsten-/vennootschapsbelasting
- Box-2 heffing
- BTW-correcties
- Boetes tot 100%
- Belastingrente
10. Zo voorkom je problemen
- Zorg voor een goede scheiding van privé en zakelijk. Laat geen privé-uitgaven via de onderneming lopen
- Zorg voor zakelijke betaalmiddelen. Zet een creditcard of pinpas op naam van de onderneming
- Bewaar bonnen en facturen goed, digitaal en fysiek
- Zet een toelichting bij de factuur. In het kort: reden, zakelijk, leverancier of klant
- Juiste verantwoording van kosten in de administratie. Aparte grootboekkaarten voor reclame, representatie, relatiegeschenken
- Controle per kwartaal. Check met je boekhouder of alles nog zakelijk is
Conclusie
Zoals je ziet zijn de regels best ingewikkeld. Benut je niet alle kansen? Dan loop je mogelijk belastingvoordeel mis. Voer je juist teveel kosten zakelijk op? Dan loop je een risico.
Bij Personal Wealth zit fiscale optimalisatie diep in ons DNA. Dat is ons vertrekpunt. We zien in de praktijk dat ondernemers veel kansen missen. Om die reden verzorgen wij ook de holding-administratie en alle fiscale aangiftes voor DGA-ondernemers. Wij zitten kort op de bal en geven proactief advies. Zo laat je nooit fiscale kansen liggen.
Meer weten over onze aanpak? Plan hieronder een vrijblijvende kennismaking.